In dit privacybeleid wordt uiteengezet welke informatie EasyRit van u nodig heeft, waarvoor EasyRit dit verwerkt, op welke wijze EasyRit dit doet en hoe deze informatie wordt bewaard.

Uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan

EasyRit verzamelt en verwerkt enkel die Persoonsgegevens die zij nodig heeft. EasyRit verzamelt zowel direct (via een verzoek om uw gegevens) als indirect (op de achtergrond) Persoonsgegevens.

Onder verwerking in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens wordt verstaan; elke handeling met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, bewaren en verstrekken door middel van doorzending. Onder Verwerker wordt verstaan een derde partij welke ingeschakeld is door EasyRit voor de uitvoering van de diensten van EasyRit. Onder Persoonsgegevens wordt verstaan; Accountgegevens, Persoonlijke Gegevens, Factuurgegevens, Betaalgegevens, Ritgegevens, Voertuiggegevens, Adresboekgegevens, Telefooncontacten, Rapportage-instellingen, Rapportage-gegevens, Gebruiksgegevens, Helpdeskgegevens, Nieuwsbriefgegevens, en Softwaregegevens.

Tijdens uw bezoek aan de publieke website en het gebruik van de applicaties kan EasyRit Gebruiksgegevens verwerken. Gegevens en sessie-cookies worden verzameld zodat EasyRit historische en statistische informatie over het gebruik van de website kan verzamelen en analyseren.

Bij het aanmaken van een account (via website en mobiele applicaties) vraagt EasyRit naar Accountgegevens, welke als basis nodig zijn voor het juist functioneren van de applicaties. U kunt hiermee de diensten van EasyRit gebruiken. Als u aangeeft dat u (nieuws)berichten wilt ontvangen, wordt uw naam en e-mailadres opgeslagen in Mailchimp; onze e-mail software. Tijdens de gratis proefperiode ontvangt u enkele berichten over het gebruik van de app. Zolang u een account heeft, ontvangt u rond de verloopdatum van de gebruikslicentie enkele berichten over de status van uw gebruikslicentie. 

Bij het aanmaken van een account wordt uw e-mailadres automatisch gebruikt voor de Rapportage-instellingen. Deze gegevens zijn nodig voor het verzenden van de periodieke rapportage bevattende Rapportage-gegevens. U kunt de periodieke rapportage instellen in de app of op Mijn EasyRIt. Ook worden uw Accountgegevens gebruikt voor het versturen van berichten over uw gebruikslicentie. U krijgt daar berichten over na aankoop, en rondom de verloopdatum van de gebruikslicentie.  

Bij het regulier gebruik van de applicaties (iOS, Android, Mijn EasyRit) zult u persoonsgegevens overhandigen zoals Ritgegevens, Voertuiggegevens. Indien u het adresboek gebruikt zult u ook Adresboekgegevens overhandigen. Deze Persoonsgegevens worden op uw telefoon en op de cloud servers verwerkt. Bij het gebruik van de app heeft u de keuze Telefooncontacten in te laden en weer te geven. Zolang u deze Telefooncontacten niet opslaat als Adresboekgegevens (in de app “opslaan als favoriet”), worden deze Telefooncontacten niet opgeslagen in de app of op de cloud servers. Adresboekgegevens en Telefooncontacten zijn bedoeld voor extra gebruiksgemak; u kunt middels een snelkoppeling eenvoudig een eerder opgeslagen locatie ophalen. Voertuiggegevens zijn gedeeltelijk noodzakelijk (type en kenteken) voor fiscale administratie in de rapportage. Bij het openen van de mobiele app worden Softwaregegevens (Android versienummer en EasyRit versienummer) opgeslagen op de cloud servers ten behoeve van probleemoplossing in geval van crashes en gemelde problemen bij het gebruik. Ook gebruiken wij het EasyRit versienummer om berichten te sturen met het advies te updaten naar een nieuwere versie (bijvoorbeeld in geval van een veiligheidsupdate).

De EasyRit applicaties maken gebruik van API's van Google en Apple voor berekenen van de route en weergeven van een kaart. Hiervoor wordt in veel gevallen uw actuele locatie gebruikt. Deze API's maken gebruik van basis ritgegevens zoals adressen en tijd. Wij verwijzen u door naar het privacy beleid van deze van deze aanbieders voor de wijze waarop zij omgaan met de toegezonden adresgegevens. 

Op het moment dat u een gebruikslicentie aanschaft, geeft u EasyRit Factuurgegevens en Betaalgegevens. Deze gegevens zijn nodig voor de financiële afhandeling en doeleinden zoals (BTW) administratie(plicht). Tijdens de bestelprocedure maakt u gebruik van diensten van Mollie, onze betaalpartner. U neemt hun diensten rechtstreeks af, wat betekent dat Mollie verwerkingsverantwoordelijke is van u. 

U kunt een vraag krijgen om uw mening te geven over EasyRit. Deze gegevens verwerken wij intern, met name voor product development. 

Wanneer u gebruik maakt van de helpdesk, zal EasyRit uw Accountgegevens verwerken. EasyRit gebruikt deze gegevens om u te identificeren, beter van dienst te zijn, en op de gepaste wijze te communiceren.

In uw account kunt u zonder verplichting Persoonlijke Gegevens opgeven. Deze gegevens worden gebruikt voor statistische analyses op klantprofielen en om op gepaste wijze te communiceren met de klant.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Verwerkers van EasyRit. De Persoonsgegevens worden verwerkt door internetbureau NoBears BV. Tijdens het gebruik van de helpdesk worden Helpdeskgegevens verwerkt door Zendesk Inc. Zij gebruiken deze gegevens voor het beheren van support tickets. Bij het betalen van een gebruikslicentie worden uw Betaalgegevens verwerkt door onze betaalpartner Mollie BV. Gebruiksgegevens worden verwerkt door Google LLC (met de diensten Google Analytics, Google Adwords) ten behoeve van gebruiksanalyses en advertenties, en Facebook ten behoeve van advertenties op Facebook. Nieuwsbriefgegevens worden verwerkt door Mailchimp, e-mails worden verzonden door Mailgun. 

Alle betalingsopdrachten via onze website worden verwerkt en afgehandeld door de vergunninghoudende betaalinstelling Mollie en in dat kader kunnen gegevens worden gedeeld tussen ons en Mollie. De algemene voorwaarden en privacy policy van Mollie zijn derhalve ook van toepassing op de betalingsopdrachten. Door een betaling via onze website te doen, geeft u toestemming aan Mollie voor het verwerken van uitsluitend die gegevens die zij nodig hebben voor het verwerken van de betalingen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de algemene voorwaarden en privacy policy van Mollie.

EasyRit verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan (een) derde(n).

Wetgeving en bescherming

De wettelijke bepalingen zoals vastgelegd in de wet Algemene Verordening Persoonsgegevens worden door EasyRit nageleefd. Indien noodzakelijk zullen uw gegevens worden verwerkt in het kader van een wettelijke verplichting, en/of als EasyRit dit nodig acht in uitzonderlijke situaties zoals juridische procedures, technische problemen, etc.

Opslag van uw gegevens

Als u gebruik maakt van onze Diensten zullen wij uw Persoonsgegevens opslaan en verwerken op beveiligde servers. Wachtwoorden worden middels encryptie opgeslagen. Alle gegevens die u aanlevert via de mobiele applicaties (vanaf versies vanaf iOS app 1.4.000 en Android app 1.1.1) en de website easyrit.nl worden versleuteld verstuurd middels beveiligde verbindingen (https). Hiermee voldoen wij aan de wettelijke vereisten. Alleen werknemers die hiervoor geautoriseerd zijn hebben toegang tot uw Persoonsgegevens. Deze betreffende werknemers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht en op deze geheimhoudingsplicht wordt toezicht gehouden door het management van EasyRit.

Zendesk Helpdesk gegevens: data wordt opgeslagen op één van de drie datacentra (gevestigd in regio Amerika, Azië, Europa). De data wordt beveiligd opgeslagen op de Zendesk server volgens het Tier IV of III+, SSAE-16, PCI DSS of ISO 27001 certificaat.

Cookies en tracking door derden

EasyRit verzamelt en analyseert informatie over het gebruik van deze website. Uw bezoek aan de website wordt bijgehouden door middel van cookies. De informatie die wij via deze cookies verzamelen, wordt door EasyRit BV gebruikt om onze website gebruiksvriendelijker te maken. De gegevens zullen niet herleidbaar tot individuele computers aan andere partijen worden verschaft. Indien u niet wilt dat wij cookies gebruiken, dient u die in uw internet browser uit te zetten. U dient er rekening mee te houden dat hierdoor de functionaliteit van de website beperkt kan worden.

Google Analytics
Op onze website gebruiken we Google Analytics om verschillende zaken bij te houden, zoals de duur van een bezoek, de fysieke locatie van een bezoeker en welke pagina(s) er worden bezocht. Het vertelt ons wat er op onze website gebeurt. Deze gegevens zijn geanonimiseerd. Voor meer informatie over hoe Google informatie verzameld en gebruikt verwijzen we u door naar de Privacy Policy van Google (https://policies.google.com/privacy).

Google Adwords Conversion Tracking
In de mobiele telefoon applicaties en op de website gebruiken we Google Adwords Conversion Tracking. Dit helpt ons om de prestaties te meten van onze advertenties wanneer iemand een zoekopdracht invoert op Google en op een van onze advertenties klikt. Hierdoor kunnen we het succes bepalen van onze advertentie inspanningen. Voor meer informatie over hoe Google informatie verzameld en gebruikt verwijzen we u door naar de Privacy Policy van Google (https://policies.google.com/privacy)

Google Remarketing
Op onze website maken we gebruik van de Google Remarketing pixel. Dit stelt ons in staat om u gepersonaliseerde advertenties te tonen op websites die deel uitmaken van het Google Adwords netwerk. We doen dit over het algemeen om u van tijd tot tijd aan onze diensten te herinneren. De Google Remarketing pixel is geïnstalleerd op www.easyrit.nl (alle pagina’s).

Facebook Advertising
Op www.easyrit.nl maken we gebruik van de Facebook Advertising pixel om nieuwe potentiële klanten te bereiken via advertenties. Met deze pixel meten we de effectiviteit van onze advertenties. We gebruiken deze pixel ook om u gepersonaliseerde advertenties te tonen op Facebook. Voor meer informatie over hoe Facebook informatie verzameld en gebruikt verwijzen we u door naar de Privacy Policy van Facebook

Apple en Android: houdt rekening met de gebruiksvoorwaarden van Apple en Android bij het downloaden en gebruik van de EasyRit app. De gegevens die u invoert in de EasyRit app worden bijvoorbeeld mogelijk ook opgeslagen in een iCloud backup. Raadpleeg hiervoor o.a. uw telefooninstellingen.

EasyRit gebruikt cookies voor technische doeleinden t.b.v. inloggen Mijn EasyRit en dergelijke.

Links naar derden

Deze website bevat links naar andere internetsites die geen onderdeel zijn van EasyRit. EasyRit is niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites evenals de wijze waarop deze websites omgaan met de privacy van bezoekers, noch voor het plaatsen van cookies door deze andere websites.

Bewaartermijn

De door EasyRit verzamelde persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard, dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en gebruikt. Uw account blijft 7 jaar bewaard na het verlopen van uw gebruikslicentie ten behoeve van dataveiligheid, wettelijke verplichtingen en een goede klantenservice. Uw Factuurgegevens blijven 7 jaar bewaard vanwege wettelijke eisen. Betaalgegevens die verwerkt worden door Mollie hebben een bewaartermijn van maximaal 5 jaar. U kunt er altijd voor kiezen een deel van uw gegevens eerder te verwijderen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van gegevens

Op de online beheeromgeving Mijn EasyRit kunt u de volgende gegevens beheren (inzien, wijzigen, en/of verwijderen): Accountgegevens, Persoonlijke gegevens, Factuurgegevens, Ritgegevens, Adresboekgegevens, Voertuiggegevens, en Rapportage-instellingen. Op de Mijn Account pagina op Mijn EasyRit kunt u uw account volledig verwijderen. Als u uw account verwijdert worden uw Persoonsgegevens binnen afzienbare tijd verwijderd conform de regels van de AVG wet. Na 30 dagen worden uw Persoonsgegevens verwijderd uit backup bestanden.

Voor een verzoek tot verwijderen van de overige persoonsgegevens (Helpdeskgegevens en Nieuwsbriefgegevens) kunt u contact opnemen via privacy@easyrit.nl. 

Middels de factuurgeschiedenis (op Mijn EasyRit pagina “Mijn Account / Facturen”) heeft u inzage in de betaaltransacties welke bekend zijn bij Mollie. Hieruit kunt u afleiden welke Betaalgegevens bekend zijn bij Mollie. Voor het verwijderen van gegevens bij Mollie dient u rechtstreeks contact op te nemen met de klantenservice van Mollie.

Wijzigen privacy statement en contact

Het kan voorkomen dat EasyRit dit privacy statement in de toekomst zal uitbreiden of wijzigen. Belangrijke en/of ingrijpende wijzigingen zullen worden gecommuniceerd. Houd voor alle wijzigingen regelmatig deze pagina in de gaten. Indien u vragen heeft over dit privacy statement, kunt u contact met ons opnemen via privacy@easyrit.nl.

Dit is document versie 2.3 (10 november 2021).